ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo está constituido por cuatro ETAPAS básicas:

PLANEACIÓN

Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, criterios de acción, políticas, estrategias y programas, es decir, determina lo que va a hacerse en el futuro. 

Un principio se concibe como todo aquello que se acepta o se acoge en esencia sin que haya entera conformidad en la forma o en los detalles. También puede entenderse como fuente, origen y causa inicial.
Entre los principios que se le atribuyen a la planeación pueden mencionarse los siguientes:

• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

• PRINCIPIO DE RACIONALIDAD

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.

• PRINCIPIO DEL COMPROMISO

El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha precisión, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estándar para planear. Solo se deben comprometer fondos para planeación cuando se pueda anticipar en el futuro próximo un rendimiento sobre los gastos de planeación, como resultado del análisis de planeación a largo plazo.

• PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN

Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. Con este principio se despeja la proyección hacia el futuro.

• PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD

Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan presentarse. Debido a que virtualmente es imposible conocer lo que sucederá después de formulado un plan, se requieren jefes creativos e innovadores que puedan hacer cambios en los planes cuando ello sea necesario.

• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD

Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización.

• PRINCIPIO DE PRECISIÓN

Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones especificas, concretas y definidas.

• PRINCIPIO DE UNIDAD

Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos encaminados a un mismo fin. Los planes deben considerarse jerárquicamente hasta formar uno solo.

• PRINCIPIO DE FACTOR LIMITANTE

En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.

• PRINCIPIO DE INHERENCIA

La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

 

ORGANIZACIÓN

Agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, asignando funciones, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación y comunicación que deben existir para hacer óptima la cooperación humana en las funciones existentes en la agrupación y organización. Es importante no confundir el concepto de organización cuando se habla de una agrupación de personas, con el término utilizado para definir esta etapa del proceso administrativo que estamos tratando.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

• División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.
• Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
• Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.
• Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
• Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.
• Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar. 

DIRECCIÓN

Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus colaboradores obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos. Es un ámbito desde donde se promueve la corresponsabilidad y la solidaridad.

• Principio de armonía de objetivos: Cuidar metas individuales con las de la entidad.

• Principio de Motivación: Implantar una estructura de recompensas.

• Principio de Liderazgo: Hay que encontrar la guía motivacional de los subordinados y saber como operan.

• Principio de claridad de la comunicación: Debe de ser clara cuando se expresa en un lenguaje y se trasmite en forma tal que el receptor la comprenda.

• Principio de integridad de la comunicación: Coherencia en mensajes escritos y orales.

• Principio de uso complementario de la organización informal: Es una forma de comunicación rápida y debe de ser aprovechada para corregir desinformación.

CONTROL

Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.

Entre los principios generales de administración aplicados al control, pueden citarse:

• Principio de garantía del objetivo: El control debe contribuir a la consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos.
• Principio de definición de los estándare: El control debe basarse en estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y segura.
• Principio de excepción: Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control. El administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las situaciones relativamente normales.
• Principio de acción: El control sólo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio también se halla correlacionado con el costo del control. Cuando éste es mayor que costo ocasionado por los desvíos de la situación controlada, no se justifica el control. El control es una acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la pena.